آموزش مدیریت بهینه زمان به حرفه‌ای‌ها این امکان را می‌دهد که مهلت‌ها را رعایت کنند، ایده‌های جدید را بررسی کنند و تعادلی سالم بین کار و زندگی داشته باشند. اگر احساس فشار و سردرگمی می‌کنید، آموزش چند ابزار مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا استرس را کاهش دهید و برنامه‌ریزی کنید که چگونه به اهدافتان برسید.
در این مقاله از مجله فرهنگی خبری تهران تا سئول، شش مهارتی که توسعه‌دادن آنها، به بهبود بهره‌وری شما کمک می‌کنند، بررسی خواهیم کرد.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان هنر برنامه‌ریزی بهینه زمان شماست که به شما اجازه می‌دهد فعالیت‌ها و وظایف خود را به صورت کارآمد و با بهره‌وری بیشتری در زمان مناسب انجام دهید. همچنین، مدیریت زمان شامل اولویت‌بندی لیست کارهای شما نیز میشود، تا وظایف فوری یا مهم را قبل از دیگران به پایان برسانید. این کمک می‌کند تا مهلت‌های مهم را از دست ندهید و یا در انجام وظایف مهم عجله نکنید.
7 مهارت مدیریت زمان:
اگر آماده‌اید کنترل زمان خود را در دست بگیرید، به توسعه این هفت مهارت مدیریت زمان بپردازید:
- اولویت بندی:
برای مدیریت زمان بهتر، نیاز دارید تا تصمیم بگیرید کدام کارها را به چه ترتیبی انجام دهید. بررسی برنامه‌ی روزانه و برچسب‌گذاری لیست کارهای خود با عبارت فوری، مهم و یا هیچکدام می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری در مورد مدیریت زمان خود در طول روز کمک کند. در کل، شما باید کارهای فوری خود را به ترتیب اهمیت انجام دهید. سپس، کارهای غیرفوری خود را به همین روش تکمیل کنید. این کار اطمینان می‌دهد که کارهای حیاتی را با توجه و زمان لازم تکمیل می‌کنید.یکی از تفاوت‌های اساسی در اولویت‌بندی کارها، بین کارهای “فوری” و “مهم” است. کارهای فوری کارهایی هستند که باید در اسرع وقت انجام شوند، در حالی که کارهای مهم کارهایی هستند که مهم است و انجام آنها می‌تواند منجر به پیامدهای منفی شود، اما در مورد زمان انجام آنها، انعطاف بیشتری وجود دارد.برای مثال، برداشتن داروی خود از داروخانه کار مهمی است، زیرا احتمالاً نیاز به دارو دارید و انجام آن با تأخیر ممکن است به پیامدهای منفی در سلامت شما منجر شود. با این حال، شما می‌توانید در مورد زمان برداشت دارو انعطاف داشته باشید و آن را در چند روز آینده انجام دهید. اگر شما منتظر تماس مهمی هستید و تلفن شما زنگ می‌زند، پاسخگویی به تماس مهم کار فوری است. این به این دلیل است که این کار نیاز به توجه فوری شما دارد.
- تعیین هدف:
تعیین هدف، به شما کمک می‌کند که به صورت قابل اندازه‌گیری، پیشرفت خود را نسبت به محصول نهایی تعیین کنید. تعیین اهداف می‌تواند به شما در سازماندهی لیست کارهایتان و تعیین اولویت آنها کمک کند. اگر هر هفته یا ماه، یک هدف تعیین کرده‌اید، می‌توانید یک لیست اولویت‌بندی شده برای هر هدف ایجاد کنید. این کار می‌تواند احساس استرس یا سردرگمی را در هنگام کار بر روی اهداف بزرگتر کاهش دهد.
- برنامه ریزی:
نوشتن برنامه زمانی خود، می‌تواند به شما ایده واقعی از مقدار زمانی که باید به وظایف مختلف اختصاص دهید، بدهد. به عنوان مثال، ممکن است یک روز کاری استاندارد ۹ تا ۵ داشته باشید و فرض کنید هشت ساعت برای تکمیل پنج وظیفه پروژه محور روز دارید. فرض کنید دیدین که یک جلسه ناهاری یک ساعته، یک جلسه داخلی ۳۰ دقیقه‌ای در طبقه‌ی دیگر و همچنین باید نیم ساعت زودتر برای بردن فرزندانتان از مدرسه بیایید. با نوشتن این‌ها، می‌بینید که در واقع، شش ساعت بیرون از جلسات دارید.با شکستن برنامه زمانی خود، خواهید فهمید که هر جلسه، ده دقیقه پیاده‌روی از دفتر شما فاصله دارد. به علاوه، می‌دانید که حداقل ده دقیقه زمان لازم دارید تا هر بار که به دفترتان برمی‌گردید، برای آماده شدن ابتدایی و به طور کلی ۳۰ دقیقه زمان استراحت در روز نیاز دارید. حالا متوجه می‌شوید که باید ۴۰ دقیقه زمان پیاده‌روی و ۵۰ دقیقه زمان غیر کاری در دفتر خود را در نظر بگیرید. این برای شما باقی می‌ماند ۴.۵ ساعت زمان کاری برای وظایف پروژه‌محور. با نوشتن برنامه زمانی خود، می‌توانید بهتر زمان را برای هر وظیفه تخصیص دهید و برای روز خود برنامه‌های منطقی بگذارید.
نکته: تجزیه و تحلیل الگوهای روزانه و هفتگی شما می‌تواند به شما کمک کند که بفهمید در چه ساعاتی از روز بهترین عملکرد را دارید. برخی افراد ممکن است قبل از ناهار چندین ساعت بدون وقفه داشته باشند، در حالی که دیگران ممکن است در بعد از ظهر یا شب بهترین کار خود را انجام دهند. با درک زمانی که بهترین مرکز توجه و تمرکز را دارید، می‌توانید برای وظایف پیچیده تر در این ساعات بیشتر تمرکز کنید. همچنین برای وظایف ساده‌تر می‌توانید آنها را در ساعاتی که تمرکز کمتری دارید برنامه‌ریزی کنید.
درصورتی که نیاز دارید تا مشاورین مجموعه ما برایتان به بهترین نحو ممکن برنامه‌ریزی کنند کافیست تا از طریق دکمه زیر در تلگرام به ما پیام دهید.
درخواست مشاوره
- تعیین مرزها و مهارت نه گفتن:
اگر سرپرست یا همکار شما از شما برای انجام یک کار درخواست کرد و شما زمان کافی برای آن را ندارید، بهتر است شجاعانه به صراحت درباره ظرفیت شغلی و بار کاری فعلی خود با او صحبت کنید. قبول کردن بیش از حد مسئولیت‌ها می‌تواند مانع از انجام کارهای مهم شما شود و باعث تأخیر در انجام آنها میشود. اگر شما به صورت مکرر وظایف بیشتری از آنچه که قابلیت انجام آنها را دارید، به شما واگذار میشود، در نظر داشته باشید که یک جلسه با سرپرست خود را برای بحث در مورد محدودیت‌های نقش شما و چگونگی بهترین اجرای آن در موقعیت کنونی تنظیم کنید.
- تمرکز:ایجاد یک فضای کار منظم می‌تواند به شما در تمرکز بر روی وظایف و جلوگیری از هدر دادن وقت در پرت‌کردن به تفریحات، کمک کند. برای کار بهتر، اطمینان حاصل کنید که قادر به پیدا کردن مواد مورد نیاز، داشتن یک مکان که هیچ کس شما را مختل نمی‌کند و یک فضای راحت است.به جای تلاش برای انجام همزمان چند وظیفه، بر روی یک وظیفه تمرکز کنید. این می‌تواند کیفیت وظایف انجام شده را بهبود بخشد و به شما کمک کند تا از حواسپرتی کاسته شود.
- خودکار سازی:
بسیاری از فناوری‌ها برای خودکارسازی کارهای معمول محیط کار وجود دارند. بسته به شغل شما، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزارهای منابع انسانی، قالب‌های ایمیل یا نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی ممکن است به شما در بهبود فرآیند کاری کمک کند.
مزایای مدیریت زمان بهینه:
برخی از مزایای مدیریت بهینه زمان در محیط کار عبارتند از:
- کاهش سطح استرس
- کاهش سطح اضطراب
- بهبود شهرت در محیط کار
- تمرکز بهتر
- افزایش بهره وری
- تصمیم گیری بهتر
- دستیابی به اهداف
- توانایی بیشتر در رعایت مهلت ها
- بهبود کیفیت کار
- تعادل بهتر بین کار و زندگی
- افزایش اعتماد به نفس حرفه ای
- بیشتر بودن از وقت آزاد
- افزایش انرژی برای فعالیت‌های شخصی
بهبود مهارت مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا در کار خود بهترین عملکرد را ارائه دهید و به رشد شغلی خود برسید. برنامه‌ریزی، تمرکز، دستیابی به اهداف و برقراری تعادل بین کار و زندگی شخصی، به شما کمک می‌کنند تا به خود اعتماد بیشتری داشته باشید و به طور کلی زندگی بهتری داشته باشید. دریافت دوره‌های مفید سایت کورسرا باعث میشود که شما بتوانید مهارت‌های اساسی لازم را برای کار و تحصیل بهتر پیدا کنید.
